Koszty kwalifikowane określone są w Artykule 25 Postanowień Wspólnych (Common Provisions). Poniżej przedstawiamy wyciąg z tych zapisów. Zainteresowanych odsyłamy do oryginalnego tekstu Postanowień Wspólnych. Zastrzegamy jednocześnie, że poniższy tekst nie może być traktowany jako wiążący dla KE oraz potencjalnych beneficjentów.

Aby koszty mogły być uznane za kwalifikowalne, muszą one:

• zostać przewidziane w budżecie projektu lub zatwierdzone poprzez zmianę umowy o dotację;
• być bezpośrednio związane z i niezbędne dla realizacji projektu objętego umową o dotację;
• być rozsądne i odpowiadać zasadom dobrego zarządzania finansowego, w szczególności pod względem stosunku wartości do ceny oraz efektywności kosztów;
• odpowiadać wymaganiom stosownego ustawodawstwa w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych; oraz
• zostać rzeczywiście poniesione w ciągu okresu trwania projektu określonego w umowie o dotację, być odnotowane w księgach lub dokumentach podatkowych beneficjenta koordynującego lub współbeneficjentów oraz być możliwe do określenia i zweryfikowania.

Koszt uważa się za poniesiony w ciągu okresu trwania projektu, jeżeli:

• prawne zobowiązanie zapłaty zostało zaciągnięte po podpisaniu umowy o dotację przez Komisję;
• wykonywanie odpowiedniego działania rozpoczęło się po dniu rozpoczęcia projektu i zostało zakończone przed dniem jego zakończenia (jedyne wyjątki to koszt gwarancji bankowej obejmującej okres po podpisaniu umowy o dotację a przed rozpoczęciem projektu i sześć miesięcy po dniu zakończenia projektu oraz koszt niezależnego audytu); oraz
•  koszt został w pełni zapłacony przed złożeniem końcowego finansowego zestawienia wydatków i dochodów.

Koszty osobowe

Koszty osobowe nalicza się w stosunku do rzeczywistego czasu poświęconego na projekt. Są one obliczane na podstawie rzeczywistych wynagrodzeń brutto powiększonych o obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne oraz wszelkie inne koszty ustawowe zawarte w wynagrodzeniu, lecz z wyłączeniem wszelkich innych kosztów. Czas, jaki każdy pracownik spędza pracując przy projekcie jest regularnie rejestrowany przy pomocy kart ewidencji czasu pracy lub równoważnego systemu rejestracji czasu pracy ustanowionego i regularnie certyfikowanego przez beneficjenta koordynującego / współbeneficjenta.

Umowy o świadczenie usług zawarte z osobami fizycznymi mogą być zaliczane do tej kategorii pod warunkiem, że dana osoba pracuje w siedzibie i pod nadzorem beneficjenta koordynującego/współbeneficjenta oraz pod warunkiem, że taka praktyka jest zgodna z właściwym krajowym ustawodawstwem. Czas, jaki każda osoba spędza pracując przy projekcie jest regularnie rejestrowany przy pomocy kart ewidencji czasu pracy lub równoważnego systemu rejestracji czasu pracy ustanowionego i regularnie certyfikowanego przez beneficjenta koordynującego / współbeneficjenta. Kwalifikowalny koszt równy jest rzeczywistej kwocie wypłaty dokonanej danej osobie w odniesieniu do projektu.

Koszty wynagrodzeń urzędników publicznych mogą być finansowane tylko w zakresie, w jakim odnoszą się one do czynności związanych z realizacją projektu,
których odnośny podmiot publiczny nie wykonywałby, gdyby przedmiotowy projekt nie został podjęty. Personel, o którym tu mowa, musi być specjalnie oddelegowany do projektu i musi stanowić dodatkowy koszt w stosunku do istniejącego stałego personelu. Ponadto suma wkładów finansowych podmiotów publicznych (jako beneficjenta koordynującego i/lub współbeneficjenta) do projektu musi przewyższać (o co najmniej 2%) sumę kosztów wynagrodzeń urzędników obciążających projekt.

Koszty podróży i utrzymania

Koszty podróży i utrzymania są naliczane zgodnie z wewnętrznymi regułami beneficjenta koordynującego lub współbeneficjenta.

Koszty pomocy zewnętrznej

Koszty pomocy zewnętrznej związane są z kosztami podwykonawstwa (prace podejmowane przez zewnętrzne przedsiębiorstwa, wynajem sprzętu lub infrastruktury, itp.). Koszty związane z zakupem lub leasingiem (w przeciwieństwie do wynajmu) sprzętu trwałego użytku, infrastruktury lub materiałów dostarczanych na podstawie umowy o podwykonawstwo, nie obciążają pozycji budżetu przeznaczonej dla pomocy zewnętrznej. Koszty te wykazywane są oddzielnie w odpowiednich liniach budżetowych. Do tej kategorii zaliczane są koszty audytu przeprowadzanego przez niezależnego audytora

Dobra trwałe

Za kwalifikowane uznaje się koszty amortyzacji dotyczące dóbr trwałych uwzględnia się tylko wówczas, gdy dobra trwałe są:

• umieszczone w inwentarzu środków trwałych beneficjenta koordynującego lub współbeneficjenta,
• traktowane jako wydatki inwestycyjne zgodnie z przepisami podatkowymi i zasadami rachunkowości stosującymi się do beneficjenta koordynującego lub współbeneficjentów w projekcie,
• zakupione lub wydzierżawione według normalnych stawek rynkowych.

Jednakże te kwalifikowalne odpisy amortyzacyjne ograniczone są do następujących pułapów:

• koszty infrastruktury: 25% całkowitego kosztu zakupu;
• koszty urządzeń: 50% całkowitego kosztu zakupu.

W przypadku projektów LIFE+ Przyroda wydatki poniesione na dobra trwałe przez władze publiczne lub pozarządowe / prywatne niekomercyjne organizacje, nierozłącznie związane z wykonaniem projektu i użyte w znaczącym stopniu w ciągu okresu jego trwania, uważa się za kwalifikowalne w całości. Kwalifikowalność taka uzależniona jest od zobowiązania się beneficjenta koordynującego i współbeneficjentów do dalszego przydzielania tych towarów nieodwołalnie do działań związanych z ochroną przyrody po zakończeniu projektu współfinansowanego w ramach programu LIFE+ Przyroda.
W przypadku projektów LIFE+ Przyroda koszty związane z zakupami i dzierżawami gruntu / praw są kwalifikowalne i są rozliczane oddzielnie od dóbr trwałych.

Prototyp

W drodze wyjątku od art. 25 ust. 6 Postanowień Wspólnych, w odniesieniu do projektów finansowanych w ramach inicjatywy LIFE+ Polityka i zarządzanie w zakresie ochrony środowiska oraz LIFE+ Różnorodność biologiczna, pułapy nie obowiązują w stosunku do prototypów, w przypadku których 100% kosztów zakupu kwalifikuje się do współfinansowania.

Prototyp został zdefiniowany jako infrastruktura i/lub urządzenie, które zostało stworzone specjalnie na potrzeby realizacji projektu i które nigdy nie było wprowadzone do obrotu handlowego i/lub nie jest dostępne jako seryjny produkt. Prototyp musi odgrywać zasadniczą rolę w działaniach demonstracyjnych związanych z projektem. Wykazywane mogą być tylko komponenty zakupione i używane w ciągu okresu trwania projektu.

Prototyp nie może być używany do celów komercyjnych w ciągu okresu trwania projektu i przez pięć lat po zakończeniu projektu. Gdyby prototyp lub dowolny z jego składników miał być użyty do celów komercyjnych (tj. sprzedaży, wydzierżawienia, wynajęcia bądź wytwarzania towarów lub świadczenia usług) podczas trwania lub w ciągu pięciu lat od zakończenia projektu, musi to zostać zgłoszone. Koszt stworzenia prototypu zostanie wówczas zamortyzowany zgodnie z art. 25 ust. 5 i 6 Postanowień wspólnych

Materiały zużywalne

Wydatki na materiały zużywalne (Consumables) odnoszą się do zakupu, produkcji, naprawy lub użycia dowolnego materiału, towarów lub urządzeń, które:

• nie są ujęte w inwentarzu środków trwałych beneficjenta koordynującego lub współbeneficjentów w projekcie;
• nie są traktowane jako wydatek inwestycyjny zgodnie z przepisami podatkowymi i zasadami rachunkowości stosującymi się do beneficjenta koordynującego i współbeneficjentów w projekcie;
• są konkretnie związane z realizacją projektu (jednakże ogólne biurowe materiały/artykuły uważa się za ujęte w kategorii „kosztów ogólnych”)

Pozostałe koszty

Pozostałe koszty (Other costs) oznaczają wszelkie koszty niezbędne dla projektu, niewchodzące w zakres określonej kategorii. Wykazane wydatki muszą być możliwe do zweryfikowania i nie mogą być wyższe od rzeczywistych kosztów. Koszty poniesione przy wykonaniu gwarancji bankowej, gdy jest ona wymagana przez Komisję, są zaliczone do tej kategorii.

Koszty ogólne (Overheads)

Koszty ogólne (Overheads) są kwalifikowalne dla finansowania stawką ryczałtową do maksymalnej wysokości 7% całkowitej kwoty faktycznie poniesionych kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich, z wyłączeniem kosztów zakupu/dzierżawy gruntów. Nie muszą one być poparte dokumentami księgowymi. Są one kwalifikowalne jako koszty pośrednie, które mają pokryć ogólne koszty pośrednie potrzebne do zatrudnienia, zarządzania, przysposobienia i wsparcia, bezpośrednio lub pośrednio, personelu pracującego przy projekcie.